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如何正確Word文檔格式也能查找與替換
查找與替換功能是Word軟件中比較常用的編輯處理方法，我們不但可以用它來(lái)替換文字，還可以替換特殊字符，比如去除文檔中不需要的多余符號(hào)等。其實(shí)格式類元素也是Word查找與替換功能中不可或缺的重要因子，如果能方便地對(duì)文檔格式也進(jìn)行查找與替換，可以讓我們的工作輕松不少。下面介紹兩種具體應(yīng)用。
快速改變圖片格式
把特殊符號(hào)類元素轉(zhuǎn)換為格式類元素，這種替換形式的目的是使這個(gè)特殊符號(hào)類達(dá)到一種特定的格式要求，以使文檔的排版更加美觀。
應(yīng)用場(chǎng)景：對(duì)于一篇文字與圖片混排的文檔，有時(shí)需要統(tǒng)一設(shè)置一下圖片的格式(如統(tǒng)一居中)。未替換格式文檔效果如圖1所示。如果圖片數(shù)量較少，可以手工修改，但是遇到數(shù)量較多的圖片展示類文檔，修改圖片格式就是個(gè)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的活了，此時(shí)就是運(yùn)用這種替換形式的最好時(shí)機(jī)。
按下Ctrl+A組合鍵選中整個(gè)文檔。按下Ctrl+H組合鍵調(diào)用“查找與替換”菜單項(xiàng)中的“替換”標(biāo)簽卡。單擊“高級(jí)”按鍵，出現(xiàn)高級(jí)選項(xiàng)。將光標(biāo)定位到“查找內(nèi)容”項(xiàng)上，首先清除原來(lái)的設(shè)置內(nèi)容，并單擊“不限定格式”按鍵，以使所有圖片都成為查找對(duì)象。然后鼠標(biāo)單擊“特殊字符”按鍵，在出現(xiàn)的下拉菜單中選擇“圖形”，這時(shí)會(huì)在“查找內(nèi)容”項(xiàng)內(nèi)出現(xiàn)“^g”字樣，這就是“圖形”的快捷鍵。
設(shè)置完成后，單擊“確定”按鍵。回到“查找與替換”設(shè)置欄后，單擊“全部替換”按鍵。文檔最終效果如圖2所示。
快速輸入公司標(biāo)志
把格式類元素替換為特殊符號(hào)類元素，這種替換形式是第一種替換形式的逆過程。主要目的是將某種具有特殊格式的內(nèi)容轉(zhuǎn)換為特殊符號(hào)類中的任一元素，以期達(dá)到編輯文檔的特殊要求。
應(yīng)用場(chǎng)景：在某些文檔中需要經(jīng)常輸入公司的標(biāo)志等圖片，一張張地插入顯然很費(fèi)事，此時(shí)就是這種替換形式的用武之地。
在文檔輸入過程中將需要插入圖片的地方輸入“公司標(biāo)志”字樣。文檔輸入完成后，依照第一種替換形式的格式替換方法將“公司標(biāo)志”字樣的格式替換為“突出顯示”。效果如圖3所示。按下Ctrl+C組合鍵復(fù)制設(shè)計(jì)好的公司標(biāo)志圖片。
按下Ctrl+A組合鍵選中整個(gè)文檔。按下Ctrl+H組合鍵調(diào)用“查找與替換”菜單項(xiàng)中的“替換”標(biāo)簽卡。單擊“高級(jí)”按鍵，將光標(biāo)定位到“查找內(nèi)容”項(xiàng)上，首先清除原來(lái)的設(shè)置內(nèi)容，并單擊“不限定格式”按鍵，以清除上次的格式設(shè)置。然后鼠標(biāo)單擊“格式”按鍵，在出現(xiàn)的下拉菜單中選擇“突出顯示”，這時(shí)“查找內(nèi)容”項(xiàng)內(nèi)顯示為空，但是它的下面會(huì)提示“格式：突出顯示”字樣，表示此次的替換對(duì)象為設(shè)置了“突出顯示”效果的格式。
將光標(biāo)定位到“替換為”項(xiàng)上，首先清除原來(lái)的內(nèi)容，鼠標(biāo)單擊“不限定格式”按鍵，以清除上次的格式設(shè)置。然后鼠標(biāo)單擊“特殊字符”按鍵，在出現(xiàn)的下拉菜單中選擇“剪貼板內(nèi)容”。
在“替換為”項(xiàng)內(nèi)會(huì)出現(xiàn)“^c”字樣，這是對(duì)應(yīng)“剪貼板內(nèi)容”的快捷鍵。單擊“確定”按鍵后，回到“查找與替換”設(shè)置欄，單擊“全部替換”按鍵。文檔最后效果如圖4所示。這樣就實(shí)現(xiàn)了快速輸入公司標(biāo)志的效果。
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